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Intelligence Economique : Le Knowledge Management (KM) dans les entreprises.

Un des piliers majeurs de l’Intelligence Economique est le Knowledge Management (KM), littéralement le management des connaissances. Cette gestion des connaissances est considérée comme la mémoire des entreprises. Hors, quelle est réellement la démarche du management des connaissances, communément appelée Retour Expérience, dans les entreprises ?

Parce que, ces dernières années, la situation économique s’est détériorée, ou déstabilisée, voire même les deux, la plupart des entreprises ont pris des mesures pour réduire leurs dépenses et accroître leur productivité. Il en résulte un grand nombre de changements souvent ressentis comme des contraintes. En effet, on a demandé aux personnels d’effectuer la même charge de travail avec moins de ressources et même dans certains cas, d’en faire plus avec moins de temps. C’est dans cette quête d’efficience que les organisations se sont mises à la recherche de procédés divers pour réduire les coûts tout en améliorant la qualité. Effectivement, les entreprises ont pris conscience de l’importance et de la fragilité des investissements immatériels. Les connaissances apparaissent en effet, comme un facteur clé de succès qu’il faut faire vivre et préserver face aux différentes évolutions de l’entreprise qui doit : 1. faire bien du premier coup en limitant les coûts de non qualité, 2. faire face aux départs de ses personnels (turn-over) et rendre au plus vite opérationnels les nouveaux entrants dans le métier.

Le management des connaissances permet de retrouver des solutions déjà adaptées et d’accroître la capacité d’innovation. Il faut considérer certaines connaissances utilisées par l’entreprise comme un ensemble de richesses et à en tirer des intérêts contribuant à augmenter son capital. Les connaissances de l’entreprise comprennent d’une part des savoirs spécifiques et d’autre part des savoir-faire individuels et collectifs. Ce processus de management des connaissances s’effectue en 2 étapes : La première démarche consiste à rechercher, organiser et diffuser les bonnes pratiques au sain de l’entreprise. Cela consiste tout d’abord à capitaliser les activités. Mais qu’appelle t-on une activité ? C’est tout ce que les hommes font, heure après heure et jour après jour : c’est la substance de l’entreprise. Ces activités permettent la réalisation des fonctions de l’entreprise (celles-ci assurent son fonctionnement et la mise en œuvre des processus de production). Les activités utilisent et produisent des connaissances (savoirs et savoir-faire) spécifiques. Pour définir les activités, on doit se référer aux données historiques en inventoriant les activités qui ont été réellement nécessaires sur les projets similaires antérieurs. La liste de ces activités doit comprendre toutes les activités à accomplir. Elle doit être présentée comme un complément et elle est non exhaustive. Cette liste doit aussi comporter une description de chaque activité permettant aux contributeurs de comprendre comment le travail doit être fait. Ensuite viennent les informations. Elles peuvent être récoltées en récupérant toutes les informations de chaque personne un par un, ce qui est long et fastidieux. Puis vient la phase de l’exploitation des connaissances. De nombreux outils existent pour instrumenter le processus de Retour d’Expérience. Ils favorisent, d’une part, la gestion des flux d’informations et, d’autre part, l’exploitation des résultats du retour d’expérience par les salariés. Il y a deux types d’outils :

- les outils standards qui sont largement employés par les entreprises pour améliorer la communication (messagerie, traitements des données), le travail collaboratif et la coordination dans les processus,

- les outils dits « évolués » qui permettent l’accès direct à des informations pertinentes et utiles.

Ensuite la deuxième démarche consiste à apprendre aux salariés à rédiger des documents plus clair et, donc, des messages plus efficaces. L’ensemble visait à faire profiter l’entreprise de la capitalisation du savoir et permettait d’accompagner plus facilement les décisions stratégiques. En effet, chaque utilisateur passe en moyenne deux heures par jour à créer, à rechercher, à échanger de l’information. La diffusion de bonnes pratiques comme la réduction et l’optimisation des envois d’e-mail, le partage des informations par l’intranet permettraient à chaque utilisateur d’y puiser deux informations utiles par jour pour son travail.

Mais la mise en place d’un Knowledge Management dans une entreprise apporte quoi ? Selon certaines études, la capitalisation et l’exploitation des données d’une entreprise permet de gagner jusqu’à 10% du temps de travail administratif, soit presque 1 heure par jour ! A cela multiplié par le nombre de personne, je vous laisse imager le bénéfice final.

Quoiqu’il en soit, l’Intelligence Economique sert la compétitivité et les stratégies de l’Entreprise, et le Knowledge Management est un outil de management qui s’occupe de la mémoire interne de l’entreprise et de sa gestion en termes de connaissance.


HRX (Étudiant en 2ème année de Master IE&CS à l’ICOMTEC du Futuroscope)